Programma PPM Jaarcongres 2020

12.30 uur Ontvangst en registratie
 

Jan Bloem
13.15 uur Opening: De kunst van het kiezen
Jan Bloem

Directeur PPMpro en organisator PPM Jaarcongres


Henk A. Koopmans
13.25 uur Keynote: De noodzaak om adhocratie vorm en inhoud te geven is welhaast onontkoombaar

Uitdagingen voor bestuurder en portfoliomanagers bij het maken van keuzes in de portfolio:

  • Technologische ontwikkelingen en hun invloed op de maatschappij en andersom.
    De zich sterk ontwikkelende IT- Nano- en Biotechnologieën, vaak in wisselende combinaties, leiden tot disruptie. Bestaande structuren wijzigen fundamenteel. Worden korter en sneller. Leiden tot grotere efficiency o.m. middels disruptie van het bestaande. Wat betekent dit voor het maken van keuzes?
  • Adhocratie gaat toenemen.
    Organiseren we in onderlinge samenhang steeds (nieuwe) dingen, middelen, AI (kunstmatige intelligentie), nieuwe (minder)materialen, lean, hoogfrequente scrum(s) etc. ? Of blijven we het paard achter de wagen spannen? Wat doet dit met bureaucratische structuren? Zijn toekomstige leiders (altijd) meewerkende voorlieden?
  • Good Governance in de 21e eeuw.
    Hoe zorgen we dat alle stakeholders betrokken worden en dezelfde taal spreken? Hoe voorkomen we situatie(s) van schepen die in de nacht elkaar rakelings onzichtbaar passeren? Welke principes, basiswaarden,  hanteren we hiervoor? Zijn normen/waarden belangrijker dan competenties?
Henk A. Koopmans

Mede oprichter en bestuurslid van de Stichting Good Governance Centre (GGC)


14.10 uur Zaalwissel
 

14.15 uur Best Practices: A1 - B1 - C1

Paul Beelen
A1 - Innoveren van het innovatieprojectenportfolio bij FrieslandCampina

Als meest sustainable melkproducent ter wereld – en dat willen blijven – is FrieslandCampina er alles aangelegen om steeds de juiste keuzes te kunnen maken in het innovatieportfolio. Voorheen werden innovatieprojecten vooral geprioriteerd op financiële bijdrage, volumes en sales. Het voorkomen van ‘bloopers’ met hun ongewenste effecten, was eigenlijk niet goed mogelijk. Sinds enige tijd waait er een andere wind bij de besluitvorming over innovatieprojecten. Door de adaptie van agile in haar innovatie portfolio kan FrieslandCampina sneller concepten testen in de markt. In het hybride portfolio dat daarmee is ontstaan kan de keuze voor stoppen of aanpassen van een project eerder en eenvoudiger worden gemaakt. Ook de meer strategische keuzes worden op andere criteria gemaakt. Niet alleen sustainability staat daarbij hoog in het vaandel, maar daarnaast zin ook andere doelen zoals ‘serving the costumer 24/7’ steeds belangrijker bij het maken van keuzes in het innovatieportfolio.

De nieuwe manier van werken heeft veel impact in de organisatie en de nieuwe aanpak begint nu vruchten af te werpen. Paul neemt je mee in lessons learned van FrieslandCampina en geeft je een doorkijk in de oude en nieuwe keuzecriteria en de resultaten daarvan. En laat zien hoe de verandering van strategie en de omslag naar een hybride portfolio de manier van project portfolio management verandert.

Paul Beelen

Global Project Portfolio Manager Consumer Dairy, FrieslandCampina


Bianca Griffioen
B1 - Schiphol Safety, Security, Environment

Binnen het domein SSE (Safety, Security, Environment) kiezen op waarde, die wordt nagestreefd op directieniveau (top PI’s), die resoneren tot in de realisatieteams. Het creëren van flow en een value stream die meerdere hiërarchische niveaus beslaat: Van directie tot aan uitvoering, van business tot IT. In een complexe, verzuilde organisatie, waar prioriteiten stellen op basis van waarde een nieuw gegeven is. Hoe stel je prioriteiten, rekening houdend met de context, hiërarchie, verwachte doelstellingen en maximale flexibilieit? De aanpak is gebaseerd op het pullsysteem van Kanban, waarbij altijd de vraag centraal staat: ‘Welk initiatief levert de organisatie als geheel de meeste waarde op?’ Een verhaal over vertrouwen en experimenteren. Over vallen en opstaan.

Bianca Griffioen

Agile Coach en Trainer, BiancaGriffioen.com


Maarten van Weeghel Ivo Heijtel
C1 - Bepalen van keuzecriteria met Serious Gaming

Als PPM-professional heb je doorlopend te maken met uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van het projectportfolio en zorgen voor een eenduidige en vooral gedragen set van besluitvormingsvariabelen. Om te komen tot oplossingen voor dit soort vraagstukken is LEGO® SERIOUS PLAY® ontwikkeld. Dit is een gefaciliteerde vorm van ‘serious gaming’, waarin design thinking en storytelling op speelse wijze zijn gecombineerd.

  • Met Lego i.c.m. serious gaming kun je in korte tijd komen tot het uitwisselen van beelden en ideeën.
  • De creatieve vorm zorgde voor interactie tussen deelnemers die elkaar daarvoor veelal nog niet hadden ontmoet.
  • Met Lego Serious Play maak je het onzichtbare (gedachten die vaak niet worden uitgesproken) zichtbaar en in deze tastbaar.
  • De workshop zorgt voor plezier aan de ‘speeltafel’
Maarten van Weeghel

Director Projects & Change, Improven

Ivo Heijtel

Consultant Projects & Change, Improven

Er kunnen maximaal 7 personen deelnemen aan deze sessie. De sessie komt ook terug als C2 en C3.

15.00 uur Zaalwissel
 

15.05 uur Workshops: A2 - B2 - C2

John van Rouwendaal
A2 - Project Portfolio Canvas

Een kernconcept in het lean & agile gedachtengoed is visualisatie. Daarmee kunnen wij als projectportfoliomanagers ook aan de slag. Naast onze Excel overzichten en dashboards kunnen wij namelijk het gesprek over het projectenportfolio faciliteren met een zogenaamd ‘project portfolio canvas’. Deze manier van visualiseren biedt de gelegenheid om alles wat bij het management van een projectenportfolio komt kijken op strategisch niveau te beschouwen. Het proces om tot een project portfolio canvas te komen én de uitkomst van het proces zijn waardevol. In deze workshop gaan de deelnemers na een korte introductie zelf aan de slag met het ‘beschilderen’ van een eigen canvas om ervaring op te doen met deze werkwijze.

John van Rouwendaal

Project & Portfolio Manager, VUmc Amsterdam


Douwe Brolsma
B2 - Dynamic Governance (Sociocratie) in Portfoliomanagement - besluitvorming op basis van de 4 principes van de Sociocratische Kring Methode

Zou het niet mooi zijn? De stakeholders worden actief betrokken, ze zijn enthousiast en leveren een positieve bijdrage. Opdrachtgevers gaan voor hun projecten en programma’s staan, en pakken hun verantwoordelijkheden als het eropaan komt. Sociocratisch management krijgen dit voor elkaar.

Wat doen zij anders?
Met een eenvoudige simulatie laat Douwe u ervaren welk effect verschillende Governance stijlen en bijbehorende besluitvormingsstijlen hebben (de Magische, de Autocratische, de Democratische en de Sociocratische). Hoe een gezagsstructuur als Sociocratie kan bijdragen aan de betrokkenheid en het commitment van belanghebbenden voor beslissingen in het projectportfolio.

Na de 4 type beslissingen evalueren we in een open discussie wat er is plaats gevonden en welke handvatten dit oplevert voor de praktijk van elke dag.

Na afloop van de presentatie hebben de deelnemers inzicht in de vier basisbeginselen van de Sociocratische Kring Methode (SKM) en hoe deze een bijdrage kan leveren aan betere besluitvorming en betrokkenheid in het projectportfolio.

Douwe Brolsma

Freelance trainer, adviseur en docent bij Hogeschool Utrecht


Maarten van Weeghel Ivo Heijtel
C2 - Bepalen van keuzecriteria met Serious Gaming

Als PPM-professional heb je doorlopend te maken met uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van het projectportfolio en zorgen voor een eenduidige en vooral gedragen set van besluitvormingsvariabelen. Om te komen tot oplossingen voor dit soort vraagstukken is LEGO® SERIOUS PLAY® ontwikkeld. Dit is een gefaciliteerde vorm van ‘serious gaming’, waarin design thinking en storytelling op speelse wijze zijn gecombineerd.

  • Met Lego i.c.m. serious gaming kun je in korte tijd komen tot het uitwisselen van beelden en ideeën.
  • De creatieve vorm zorgde voor interactie tussen deelnemers die elkaar daarvoor veelal nog niet hadden ontmoet.
  • Met Lego Serious Play maak je het onzichtbare (gedachten die vaak niet worden uitgesproken) zichtbaar en in deze tastbaar.
  • De workshop zorgt voor plezier aan de ‘speeltafel’
Maarten van Weeghel

Director Projects & Change, Improven

Ivo Heijtel

Consultant Projects & Change, Improven

Er kunnen maximaal 7 personen deelnemen aan deze sessie. De sessie komt ook terug als C1 en C3.

15.50 uur Pauze
 

16.20 uur Best Practices: A3 - B3 - C3

Susan Fennis Annemarie de Bruijn
A3 - Diakonessenhuis, kiezen vanuit risicoperspectief

In het Diakonessenhuis is in 2017 een werkwijze ontwikkeld om multidisciplinair risicogestuurd keuzes te maken voor de organisatie als geheel. Medewerkers, commissies, managers, cliëntenraad; iedereen wordt gevraagd om op zijn terrein aan te geven waar risico’s aanwezig zijn binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied. Met een multidisciplinaire commissie worden deze gewikt en gewogen en vanuit de inhoud worden vervolgens keuzes gemaakt welke risico’s in ieder geval geëlimineerd moeten worden. Dit leidt tot een advies aan de Raad van Bestuur die hiermee wordt ondersteund in het nemen van zijn verantwoordelijkheid voor het ziekenhuis als geheel in plaats van het ziekenhuis bestaande uit losse afdelingen. Na een korte uitleg van het gedachtegoed laten de sprekers de deelnemers de systematiek concreet ervaren op basis van voorbeelden uit hun eigen organisatie. Het doel hiervan is dat het ze op andere gedachten brengt ten aanzien van het onderwerp keuzes maken in de projectportfolio van hun eigen organisatie.

Susan Fennis

Eigenaar, Fennis Interim Advies & voormalig manager Kwaliteit en Patiëntveiligheid, Diakonessenhuis

Annemarie de Bruijn

Senior adviseur kwaliteit, Diakonessenhuis


Francien Wagenaar
B3 - Innovatie Portfolio Management: investeren en prioriteren met behulp van de X matrix

De X matrix is een nuttig gereedschap om bedrijfsdoelen op de lange- middellange- en korte- termijn met elkaar te verenigen. Het stelt bestuurders in staat om het vizier te behouden op de lange termijn doelen (programma’s) zonder de aandacht te verliezen voor de randvoorwaardelijke verbetering aan staande organisatie (projecten en/of continu verbeter cycli).

Met het inzicht in samenhang dat uit de X matrix voortkomt, kunnen organisatie brede ‘keuze en prioriterings’ dialogen ondersteund worden zoals: Waar zetten we onze key resources en budgetten op in?, Welke verander initiatieven gaan we initiëren, met welke verwachte bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen en welke scope? Blijven we voldoende onderscheidend in de markt als we dit initiatief stoppen?

Francien Wagenaar

Head Business Architecture, Philips


Maarten van Weeghel Ivo Heijtel
C3 - Bepalen van keuzecriteria met Serious Gaming

Als PPM-professional heb je doorlopend te maken met uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van het projectportfolio en zorgen voor een eenduidige en vooral gedragen set van besluitvormingsvariabelen. Om te komen tot oplossingen voor dit soort vraagstukken is LEGO® SERIOUS PLAY® ontwikkeld. Dit is een gefaciliteerde vorm van ‘serious gaming’, waarin design thinking en storytelling op speelse wijze zijn gecombineerd.

  • Met Lego i.c.m. serious gaming kun je in korte tijd komen tot het uitwisselen van beelden en ideeën.
  • De creatieve vorm zorgde voor interactie tussen deelnemers die elkaar daarvoor veelal nog niet hadden ontmoet.
  • Met Lego Serious Play maak je het onzichtbare (gedachten die vaak niet worden uitgesproken) zichtbaar en in deze tastbaar.
  • De workshop zorgt voor plezier aan de ‘speeltafel’
Maarten van Weeghel

Director Projects & Change, Improven

Ivo Heijtel

Consultant Projects & Change, Improven

Er kunnen maximaal 7 personen deelnemen aan deze sessie. De sessie komt ook terug als C1 en C2.

17.05 uur Zaalwissel
 

Gijs Weenink
17.10 uur Beter kiezen met het Lagerhuisdebat

Onder leiding van Gijs Weenink vindt een Lagerhuisdebat plaats over het verbeteren van Project Portfolio Management in Nederland. ‘Durf te kiezen’ is de titel van het recent verschenen boek waarmee Gijs het debat als vorm propageert om betere keuzes te maken in organisaties. Gijs is een groot voorstander van keuzes maken. Kiezen voor A, terwijl ook B verdedigbaar is. Met vergaderen en consultants inhuren los je het niet op, dat geeft veel gedoe. Hij pleit voor het voeren van het debat op het scherpst van de snede zodat daarna heldere keuzes gemaakt kunnen worden. Een debat waarin alle betrokkenen aan het woord worden gelaten, volgens de regels van het debat. Dan wordt duidelijk waar iedereen staat en kan – door de directie – een besluit worden genomen over een onderwerp. Ofwel ‘wisdom of the crowd’ in plaats van ‘wisdom of the boardroom’.

De rituelen en gebruiken rondom het debat zijn afgeleid van het Engelse parlement. De groepen ‘eens’ en ‘oneens’ nemen tegenover elkaar plaats en krijgen daarna beiden de kans hun mening te delen en de tegenpartij te overtuigen. Tijdens het debat is iedereen vrij om over te lopen.

Op deze wijze hopen we een aantal interessante, door de Programma Raad voorbereide, stellingen op een interactieve manier met alle deelnemers uit te diepen die de deelnemers vervolgens mee kunnen nemen naar hun werksituatie om hun voordeel daarmee op te doen.

Gijs Weenink

Directeur, DebatAcademie


Jan Bloem
18.15 uur Afsluiting
Jan Bloem

Directeur PPMpro en organisator PPM Jaarcongres


18.30 uur Netwerkdiner